Saat ini, banyak perusahaan yang mengaplikasikan sistem kartu kendali atau control card system dalam pengelolaan inventaris dan aset perusahaan. Namun, masih banyak orang yang belum memahami sepenuhnya tujuan dari penerapan sistem kartu kendali tersebut. Oleh karena itu, pada artikel ini akan dijelaskan secara rinci mengenai tujuan dari penerapan sistem kartu kendali.
Pengertian Sistem Kartu Kendali
Sistem kartu kendali atau control card system adalah suatu sistem pengendalian yang digunakan untuk memantau dan mengontrol pergerakan barang atau aset yang dimiliki perusahaan. Sistem ini berfungsi sebagai mekanisme pengawasan dan pengendalian terhadap penggunaan aset perusahaan agar tetap efektif dan efisien.
Tujuan Penerapan Sistem Kartu Kendali
Ada beberapa tujuan dari penerapan sistem kartu kendali, di antaranya:
1. Meminimalisir Kesalahan Penggunaan Aset
Dalam pengelolaan aset perusahaan, kesalahan penggunaan aset bisa saja terjadi. Hal ini biasanya terjadi akibat ketidaktahuan, kelalaian, atau kesengajaan dari pengguna aset. Dengan adanya sistem kartu kendali, perusahaan bisa memantau dan mengontrol pergerakan barang atau aset dengan lebih efektif sehingga kesalahan penggunaan aset bisa diminimalisir.
2. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Penggunaan Aset
Dengan adanya sistem kartu kendali, perusahaan bisa memantau dan mengontrol pergerakan barang atau aset dengan lebih efektif dan efisien. Sehingga, penggunaan aset bisa lebih efektif dan efisien. Misalnya, perusahaan bisa memantau ketersediaan stok barang, sehingga bisa mengetahui kapan harus melakukan pengadaan stok barang baru.
3. Membantu dalam Pengambilan Keputusan
Dengan adanya sistem kartu kendali, perusahaan bisa memantau dan mengontrol pergerakan barang atau aset dengan lebih efektif dan efisien. Sehingga, perusahaan bisa memperoleh informasi yang akurat dan terkini mengenai penggunaan aset. Informasi ini bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan perusahaan.
Cara Kerja Sistem Kartu Kendali
Sistem kartu kendali bekerja dengan cara sebagai berikut:
1. Pencatatan Data Aset
Pertama-tama, sistem kartu kendali akan mencatat data aset yang dimiliki perusahaan, seperti jenis aset, jumlah aset, dan lokasi aset.
2. Penerbitan Kartu Kendali
Setelah data aset tercatat, sistem kartu kendali akan menerbitkan kartu kendali untuk setiap aset yang dimiliki perusahaan. Kartu kendali ini berisi informasi mengenai aset, seperti jenis aset, nomor seri, dan lokasi aset.
3. Penggunaan Kartu Kendali
Setiap kali aset digunakan, pengguna harus menyerahkan kartu kendali ke petugas yang bertanggung jawab untuk dicatat dalam sistem. Dalam pencatatan ini, akan diberi tanda pada kartu kendali bahwa aset tersebut sedang digunakan.
4. Pengembalian Kartu Kendali
Setelah aset selesai digunakan, pengguna harus mengembalikan kartu kendali ke petugas yang bertanggung jawab. Petugas akan mencatat kembali dalam sistem bahwa aset tersebut sudah tidak digunakan.
Keuntungan Penerapan Sistem Kartu Kendali
Ada beberapa keuntungan dari penerapan sistem kartu kendali, di antaranya:
1. Mempercepat Pengambilan Keputusan
Dengan adanya sistem kartu kendali, perusahaan bisa memperoleh informasi yang akurat dan terkini mengenai penggunaan aset. Informasi ini bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan perusahaan. Dengan demikian, pengambilan keputusan bisa lebih cepat dan tepat.
2. Meningkatkan Pengawasan terhadap Aset
Dengan adanya sistem kartu kendali, perusahaan bisa memantau dan mengontrol pergerakan barang atau aset dengan lebih efektif sehingga pengawasan terhadap aset bisa ditingkatkan. Sehingga, kesalahan penggunaan aset bisa diminimalisir.
3. Efektif dan Efisien dalam Pengelolaan Aset
Dengan adanya sistem kartu kendali, perusahaan bisa memantau dan mengontrol pergerakan barang atau aset dengan lebih efektif dan efisien. Sehingga, pengelolaan aset bisa lebih efektif dan efisien.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan penerapan sistem kartu kendali adalah untuk meminimalisir kesalahan penggunaan aset, meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan aset, dan membantu dalam pengambilan keputusan. Sistem kartu kendali bekerja dengan cara mencatat data aset, menerbitkan kartu kendali, penggunaan kartu kendali, dan pengembalian kartu kendali. Keuntungan dari penerapan sistem kartu kendali adalah mempercepat pengambilan keputusan, meningkatkan pengawasan terhadap aset, dan efektif dan efisien dalam pengelolaan aset.
