Telepon kantor adalah salah satu alat komunikasi yang penting di dalam sebuah kantor atau perusahaan. Dengan telepon kantor, karyawan dapat berkomunikasi dengan rekan kerja atau pelanggan dengan mudah. Namun, tidak semua karyawan tahu cara menggunakan telepon kantor dengan benar, terutama untuk menelpon keluar. Berikut ini adalah cara menggunakan telepon kantor untuk menelpon keluar yang benar:
1. Siapkan Nomor yang Akan Ditelepon
Sebelum menelpon keluar menggunakan telepon kantor, pastikan Anda sudah mengetahui nomor yang akan ditelepon. Jangan mencari nomor tersebut saat sedang menelpon, karena hal ini akan membuang-buang waktu dan membuat orang yang Anda telepon merasa tidak sabar menunggu.
2. Angkat Gagang Telepon
Setelah mengetahui nomor yang akan ditelepon, angkat gagang telepon secara perlahan dan pastikan Anda mendengar suara nada panggil. Jangan terlalu cepat atau terlalu lambat mengangkat gagang telepon, karena hal ini dapat membuat orang yang Anda telepon tidak sabar menunggu atau bahkan menganggap panggilan Anda tidak penting.
3. Tekan Nomor yang Akan Ditelepon
Selanjutnya, tekan nomor yang akan ditelepon pada tombol angka di atas gagang telepon. Pastikan nomor tersebut sudah benar dan tidak ada kesalahan, karena hal ini dapat membuat panggilan tidak terhubung atau bahkan terhubung ke nomor yang salah.
4. Tunggu Hingga Panggilan Terhubung
Setelah menekan nomor yang akan ditelepon, tunggu hingga panggilan terhubung. Jangan mematikan telepon atau mengangkat gagang telepon saat sedang menunggu panggilan terhubung, karena hal ini dapat membuat panggilan gagal terhubung atau bahkan terputus.
5. Sapa Orang yang Anda Telepon dengan Ramah
Saat orang yang Anda telepon mengangkat telepon, sapa dia dengan ramah. Beri salam dan sebutkan nama Anda serta perusahaan atau departemen Anda. Hal ini akan membuat orang yang Anda telepon merasa dihargai dan lebih nyaman berbicara dengan Anda.
6. Sampaikan Tujuan Panggilan
Setelah menyapa orang yang Anda telepon dengan ramah, sampaikan tujuan panggilan dengan jelas dan singkat. Jangan berbicara terlalu lama atau terlalu cepat, karena hal ini dapat membuat orang yang Anda telepon kesulitan memahami tujuan panggilan.
7. Dengarkan dengan Seksama
Saat sedang berbicara dengan orang yang Anda telepon, dengarkan dengan seksama dan jangan memotong pembicaraannya. Hal ini akan membuat orang yang Anda telepon merasa dihargai dan lebih nyaman berbicara dengan Anda.
8. Beri Jawaban yang Jelas dan Singkat
Setelah orang yang Anda telepon selesai berbicara, berikan jawaban yang jelas dan singkat. Jangan berbicara terlalu lama atau terlalu cepat, karena hal ini dapat membuat orang yang Anda telepon kesulitan memahami jawaban Anda.
9. Selesaikan Percakapan dengan Sopan
Setelah selesai berbicara dengan orang yang Anda telepon, selesaikan percakapan dengan sopan. Beri ucapan terima kasih dan sebutkan bahwa Anda senang dapat berbicara dengannya. Hal ini akan membuat orang yang Anda telepon merasa dihargai dan lebih nyaman berbicara dengan Anda di lain waktu.
10. Taruh Gagang Telepon Kembali pada Tempatnya
Setelah selesai menelpon keluar menggunakan telepon kantor, taruh gagang telepon kembali pada tempatnya. Jangan meninggalkan gagang telepon di atas meja atau di tempat yang tidak semestinya, karena hal ini dapat membuat orang lain kesulitan mencarinya.
11. Jangan Menggunakan Telepon Kantor untuk Tujuan Pribadi
Selain untuk menelpon keluar dalam urusan kantor, Anda juga harus menghindari menggunakan telepon kantor untuk tujuan pribadi. Hal ini dapat membuat penggunaan telepon kantor menjadi tidak efisien dan mengganggu produktivitas karyawan lainnya.
12. Hindari Berbicara Terlalu Lama
Saat sedang menelpon keluar menggunakan telepon kantor, hindari berbicara terlalu lama. Hal ini dapat membuat panggilan menjadi tidak efisien dan mengganggu produktivitas karyawan lainnya.
13. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Saat sedang menelpon keluar menggunakan telepon kantor, gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu teknis atau formal, karena hal ini dapat membuat orang yang Anda telepon kesulitan memahami tujuan panggilan.
14. Jangan Berbicara Terlalu Keras atau Terlalu Pelan
Saat sedang menelpon keluar menggunakan telepon kantor, jangan berbicara terlalu keras atau terlalu pelan. Hal ini dapat membuat orang yang Anda telepon kesulitan mendengar atau bahkan tidak mendengar suara Anda.
15. Hindari Mengangkat Gagang Telepon Terlalu Cepat atau Terlalu Lambat
Saat sedang menelpon keluar menggunakan telepon kantor, hindari mengangkat gagang telepon terlalu cepat atau terlalu lambat. Hal ini dapat membuat orang yang Anda telepon merasa tidak sabar menunggu atau bahkan menganggap panggilan Anda tidak penting.
16. Pastikan Nomor yang Ditelepon Sudah Benar
Sebelum menelpon keluar menggunakan telepon kantor, pastikan nomor yang ditelepon sudah benar. Jangan mencari nomor tersebut saat sedang menelpon, karena hal ini dapat membuang-buang waktu dan membuat orang yang Anda telepon merasa tidak sabar menunggu.
17. Gunakan Telepon Kantor dengan Bijak
Saat sedang menggunakan telepon kantor, gunakan dengan bijak dan tidak mengganggu produktivitas karyawan lainnya. Hindari menggunakan telepon kantor untuk tujuan pribadi atau untuk berbicara terlalu lama.
18. Pastikan Suara Anda Jelas dan Mudah Didengar
Saat sedang menelpon keluar menggunakan telepon kantor, pastikan suara Anda jelas dan mudah didengar. Jangan berbicara terlalu kencang atau terlalu pelan, karena hal ini dapat membuat orang yang Anda telepon kesulitan mendengar suara Anda.
19. Gunakan Telepon Kantor dengan Etika yang Baik
Saat sedang menggunakan telepon kantor, gunakan dengan etika yang baik dan sopan. Hindari mengganggu orang lain yang sedang bekerja atau sedang berbicara dengan orang lain.
20. Jangan Menggunakan Telepon Kantor untuk Tujuan yang Tidak Penting
Selain menghindari menggunakan telepon kantor untuk tujuan pribadi, Anda juga harus menghindari menggunakan telepon kantor untuk tujuan yang tidak penting. Hal ini dapat membuat penggunaan telepon kantor menjadi tidak efisien dan mengganggu produktivitas karyawan lainnya.
21. Gunakan Telepon Kantor dengan Seksama
Saat sedang menggunakan telepon kantor, gunakan dengan seksama dan tidak terburu-buru. Hindari mematikan telepon atau menekan tombol yang tidak perlu.
22. Pastikan Anda Sudah Siap Sebelum Menelpon Keluar
Sebelum menelpon keluar menggunakan telepon kantor, pastikan Anda sudah siap dan tidak ada gangguan yang mengganggu. Hal ini akan membuat panggilan menjadi lebih efisien dan produktif.
23. Hindari Menggunakan Bahasa yang Kasar atau Tidak Pantas
Saat sedang menelpon keluar menggunakan telepon kantor, hindari menggunakan bahasa yang kasar atau tidak pantas. Hal ini dapat membuat orang yang Anda telepon merasa tidak nyaman dan tidak menghormati Anda sebagai karyawan.
24. Gunakan Telepon Kantor dengan Bijak dan Efisien
Saat sedang menggunakan telepon kantor, gunakan dengan bijak dan efisien. Hindari mengabaikan panggilan yang masuk atau membiarkan panggilan yang tidak penting terlalu lama.
25. Pastikan Telepon Kantor dalam Keadaan Baik
Sebelum menggunakan telepon kantor, pastikan telepon dalam keadaan baik dan tidak ada gangguan teknis. Hal ini akan memastikan panggilan menjadi lebih efisien dan produktif.
26. Jangan Membicarakan Hal yang Rahasia atau Penting di Telepon Kantor
Saat sedang menggunakan telepon kantor, jangan membicarakan hal yang rahasia atau penting. Hal ini dapat membuat informasi tersebut bocor atau tidak aman.
27. Hindari Menelpon Keluar saat Sedang dalam Pertemuan atau Rapat
Saat sedang dalam pertemuan atau rapat, hindari menelpon keluar menggunakan telepon kantor. Hal ini dapat mengganggu konsentrasi orang lain dan tidak sopan.
28. Jangan Menggunakan Telepon Kantor untuk Tujuan yang Melanggar Etika atau Hukum
Saat sedang menggunakan telepon kantor, jangan menggunakan untuk tujuan yang melanggar etika atau hukum. Hal ini dapat membuat Anda terkena sanksi atau bahkan dipecat dari pekerjaan.
29. Pastikan Anda Sudah Menutup Percakapan dengan Sopan
Setelah selesai menelpon keluar menggunakan telepon kantor, pastikan Anda sudah menutup percakapan dengan sopan. Beri ucapan terima kasih dan sebutkan bahwa Anda senang dapat berbicara dengannya. Hal ini akan membuat orang yang Anda telepon merasa dihargai dan lebih nyaman berbicara dengan Anda di lain waktu.
30. Gunakan Telepon Kantor dengan Tujuan yang Baik dan Produktif
Saat sedang menggunakan telepon kantor, gunakan dengan tujuan yang baik dan produktif. Hindari menggunakan telepon kantor untuk tujuan yang tidak penting atau tidak efisien, karena hal ini dapat mengganggu produktivitas karyawan lainnya.
Kesimpulan
Menelpon keluar menggunakan telepon kantor adalah hal yang penting dan harus dilakukan dengan benar. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, Anda bisa menelpon keluar menggunakan telepon kantor dengan benar dan efisien. Selain itu, Anda juga harus menggunakan telepon kantor dengan bijak dan tidak mengganggu produktivitas karyawan lainnya.
