Penyimpanan arsip menjadi hal yang penting bagi setiap organisasi, karena arsip menjadi bukti dari segala hal yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Selain itu, penyimpanan arsip juga diperlukan untuk memudahkan ketika ingin melakukan pengarsipan ulang atau ketika membutuhkan data-data tertentu. Namun, tidak semua penyimpanan arsip bisa dianggap baik. Berikut adalah kriteria penyimpanan arsip yang baik:
1. Terorganisir dengan Baik
Penyimpanan arsip yang baik haruslah terorganisir dengan baik. Arsip-arsip harus dikelompokkan berdasarkan jenis dan waktu pembuatan arsip tersebut. Dengan begitu, akan memudahkan untuk mencari arsip-arsip tertentu. Selain itu, dengan penyimpanan yang teratur, arsip juga akan terjaga dari kerusakan yang bisa terjadi karena salah penempatan atau penyimpanan yang tidak benar.
2. Terlindungi dari Faktor Eksternal
Penyimpanan arsip yang baik juga harus terlindungi dari faktor eksternal seperti kelembaban, suhu yang terlalu panas, atau keberadaan serangga dan hewan pengerat. Faktor-faktor tersebut dapat menyebabkan kerusakan pada arsip dan membuat arsip tidak dapat digunakan lagi. Oleh karena itu, penyimpanan arsip harus memperhatikan lingkungan penyimpanan agar arsip tetap terjaga dengan baik.
3. Memiliki Sistem Keamanan yang Baik
Keamanan arsip juga harus diperhatikan agar arsip tidak hilang atau dicuri. Sistem keamanan yang baik dapat berupa penggunaan kunci dan akses terbatas pada ruangan penyimpanan arsip. Selain itu, dapat juga dilakukan pengamanan dengan penggunaan kamera CCTV atau sistem alarm yang terhubung dengan petugas keamanan.
4. Dapat Ditemukan dengan Mudah
Penyimpanan arsip yang baik harus memudahkan dalam pencarian. Arsip-arsip harus diberi label atau nomor urut yang jelas dan mudah dipahami. Selain itu, dapat juga dilakukan pencatatan arsip yang masuk atau keluar agar memudahkan dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
5. Memiliki Backup Data
Penyimpanan arsip yang baik harus memiliki backup data agar data arsip tidak hilang ketika terjadi kerusakan atau bencana alam. Backup data dapat dilakukan dengan melakukan duplikasi arsip pada media penyimpanan yang berbeda atau dapat juga dilakukan dengan penyimpanan arsip dalam bentuk digital.
6. Bersih dan Rapi
Penyimpanan arsip yang baik harus selalu bersih dan rapi. Arsip-arsip harus dijaga dari debu dan kotoran agar arsip tetap terjaga dengan baik. Selain itu, arsip-arsip juga harus disimpan dengan rapi agar tidak terjadi tumpukan arsip yang berantakan yang dapat menyebabkan kerusakan pada arsip.
7. Dapat Dijangkau oleh Semua Orang yang Berwenang
Penyimpanan arsip yang baik harus dapat dijangkau oleh semua orang yang berwenang. Hal ini penting agar arsip tidak hanya dapat diakses oleh satu orang saja. Terdapat beberapa tingkat akses yang dapat diberikan untuk setiap orang yang ingin mengakses arsip, tergantung pada jabatan dan tanggung jawab mereka.
8. Terdapat Jadwal Pemeliharaan berkala
Penyimpanan arsip yang baik harus memiliki jadwal pemeliharaan berkala agar arsip selalu terjaga dengan baik. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu dan kotoran, mengganti kertas yang sudah rusak, atau memindahkan arsip ke tempat penyimpanan yang baru agar arsip tetap terjaga.
9. Terdapat Sistem Pelacakan
Penyimpanan arsip yang baik harus memiliki sistem pelacakan untuk memudahkan dalam mencari arsip yang dibutuhkan. Sistem pelacakan dapat berupa pencatatan masuk dan keluarnya arsip, atau dapat juga dilakukan dengan sistem barcode pada setiap arsip. Dengan begitu, akan memudahkan dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
10. Dapat Menghemat Ruang Penyimpanan
Penyimpanan arsip yang baik harus dapat menghemat ruang penyimpanan. Penyimpanan arsip yang berlebihan dapat menghabiskan ruangan yang seharusnya dapat digunakan untuk keperluan lainnya. Oleh karena itu, dapat dilakukan penyimpanan arsip dalam bentuk digital atau dilakukan pemindahan arsip ke tempat penyimpanan arsip yang lebih besar.
Kesimpulan
Penyimpanan arsip yang baik merupakan hal yang penting bagi setiap organisasi. Dengan penyimpanan arsip yang baik, akan memudahkan dalam pencarian data dan juga memperkuat bukti dari segala hal yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Kriteria penyimpanan arsip yang baik antara lain terorganisir dengan baik, terlindungi dari faktor eksternal, memiliki sistem keamanan yang baik, dapat ditemukan dengan mudah, memiliki backup data, bersih dan rapi, dapat dijangkau oleh semua orang yang berwenang, terdapat jadwal pemeliharaan berkala, terdapat sistem pelacakan, dan dapat menghemat ruang penyimpanan.
